Obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o.

Spółka z o.o. jest zobowiązana do sporządzenia po zakończeniu każdego roku obrotowego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności spółki.

Sp. z o.o. jest zobowiązana na mocy ustawy o rachunkowości oraz k.s.h. po zakończeniu każdego roku obrotowego w szczególności do:

• sporządzenia sprawozdania finansowego
• sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki, zawierającego informacje o:

1. zdarzeniach mających istotny wpływ na działalność jednostki w danym roku obrotowym
2. przewidywanym rozwoju jednostki
3. ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie nauki i rozwoju
4. nabyciu własnych udziałów i celu tej operacji (ich liczbie, wartości, udziale w całkowitym kapitale, cenie zbycia, jeśli w trakcie roku zostały również zbyte)
5. posiadanych oddziałach
6. wskaźnikach finansowych i niefinansowych (np. liczby zatrudnionych pracowników) – jeśli mają one wpływ na ocenę sytuacji spółki
7. instrumentach finansowych w zakresie ryzyka (związanego ze zmianami cen, ryzyka kredytowego, ryzyka utraty płynności) oraz przyjętych przez spółkę metodach zabezpieczania się przed tymi ryzykami.
   
   
   
   

• zwołania Zgromadzenia Wspólników spółki w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności jednostki oraz podjęcia uchwały o rozdysponowaniu wyniku finansowego spółki (podział zysku lub pokrycie straty)
• złożenia do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki wraz z uchwałami Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającymi te sprawozdania
• złożenia do KRS wniosku o wpisanie wzmianki o złożeniu sprawozdań wraz z uchwałami Zgromadzenia Wspólników.

Ponadto spółka z o.o. jest zobowiązana do poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta w przypadku, gdy zostaną spełnione co najmniej dwa z warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 etatów
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w polskiej walucie co najmniej 2.500.000 euro
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

Kto w spółkach z o.o. odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki?

Według art. 49 ustawy o rachunkowości, konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki. Kierownikiem jednostki w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest Zarząd spółki. Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki spoczywa na obecnym Zarządzie, czyli Zarządzie aktualnym na dzień jego sporządzenia. Sprawozdanie finansowe podpisują członkowie Zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, natomiast pod sprawozdaniem z działalności spółki z o.o. podpisują się wyłącznie członkowie Zarządu.

Również likwidatorzy, gdy w przypadku likwidacji spółki z o.o. następuje zakończenie roku obrotowego, mają obowiązek złożyć Zgromadzeniu Wspólników sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki po upływie każdego roku obrotowego. Likwidatorzy spółki z o.o. za niedopełnienie powyższych obowiązków mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności karnej.

Członkowie Zarządu sp. z o.o. przygotowujący sprawozdania mają prawo domagania się od byłych członków Zarządu – którzy w toku danego roku obrachunkowego zostali odwołani, bądź których mandaty w tym czasie wygasły – składania wyjaśnień obejmujących okres, w którym osoby te sprawowały funkcję członka Zarządu. Były członek Zarządu ma również prawo wglądu w treść sprawozdania Zarządu oraz sprawozdania finansowego wraz z odpisem sprawozdania Rady Nadzorczej lub Komisji Rewizyjnej (jeśli te organy zostały w danej spółce z o.o. powołane) oraz biegłego rewidenta (jeśli ze względu na skalę działalności spółki zaistniał wymóg badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta), a także składania spółce pisemnej opinii dotyczącej tych dokumentów. Prawem i obowiązkiem byłego członka Zarządu spółki z o.o. jest również obecność na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, na którym sprawozdanie Zarządu będzie zatwierdzane.

Kierownik jednostki (a także członkowie Rady Nadzorczej lub Komisji Rewizyjnej spółki z o.o.) są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Kierownik jednostki oraz członkowie organu nadzorującego odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie powyższego obowiązku.

Jak składać do Krajowego Rejestru Sądowego wniosek o wpisanie wzmianki o złożeniu sprawozdań wraz z uchwałami Zgromadzenia Wspólników?

Prawidłowo wypełniony wniosek na formularzu KRS-Z30 (wraz z załącznikami) należy złożyć we właściwym sądzie rejestrowym, a więc w tym wydziale KRS, w którym dana spółka z o.o. została zarejestrowana.

Do wniosku należy załączyć następujące dokumenty:

1) Sprawozdanie finansowe, na które składają się:

• Wprowadzenie
• Bilans
• Rachunek zysków i strat
• Informacja dodatkowa

2) Sprawozdanie Zarządu z działalności spółki

3) Protokół Zgromadzenia Wspólników zawierający:

• Uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie
• Uchwałę o podziale zysku

Załączniki do wniosku KRS-Z30 powinny być oryginałami lub notarialnie uwierzytelnionymi kopiami.

Jakie są terminy do powyższych obowiązków sprawozdawczych spółki z o.o.?

Konkretne daty dotyczą spółek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

• Zarząd spółki z o.o. jest zobowiązany do zapewnienia sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania Zarządu z działalności spółki nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (czyli najczęściej datą graniczną będzie 31 marca).
• Celem zatwierdzenia tych sprawozdań należy zwołać w spółce Zgromadzenie Wspólników – według zasad określonych w k.s.h. lub w umowie spółki z o.o.. Z posiedzenia Zgromadzenia Wspólników sporządzony zostaje protokół, w którym należy stwierdzić prawidłowość zwołania Zgromadzenia, zdolność do podejmowania uchwał, wymienić powzięte uchwały i liczbę głosów oddanych za każdą z nich oraz zgłoszonych sprzeciwów. Do tego protokołu należy dołączyć listę wspólników, którzy uczestniczyli w Zgromadzeniu. Zgromadzenie Wspólników należy zwołać w takim terminie, by zatwierdzenie sprawozdań nastąpiło nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (czyli najczęściej do 30 czerwca).
• W przeciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez Zgromadzenie Wspólników należy złożyć ten dokument w urzędzie skarbowym wraz z zatwierdzającą sprawozdanie uchwałą.
• W terminie 15 dni od dnia Zgromadzenia Wspólników należy złożyć wniosek KRS-Z30 wraz z załącznikami do sądu rejestrowego.

Za niedotrzymanie powyższych terminów sąd może nałożyć na Zarząd spółki z o.o. oraz na samą spółkę sankcje karne wynikające z ustawy o rachunkowości, ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz ustawy Kodeks Karny Skarbowy.

(Dodatkowo, ale tylko do końca 2012 r. w spółkach, których roczne sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania należało je składać wraz z dokumentami do obwieszczenia w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski B”. Stanowiło to znaczący wydatek, ponieważ w 2012 r. opłata za jedną stronę publikacji wynosiła 792,28 zł.) Tymczasem począwszy od 1 stycznia 2013 r. Dziennik Urzędowy RP „Monitor Polski B” został zniesiony, a składane do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdania finansowe przekazywane będą automatycznie do innego dziennika urzędowego – Monitora Sądowego i Gospodarczego (MSiG). Wniosek o zmianę wpisu w KRS kosztuje 40 zł, a ogłoszenie w MSiG 250 zł.