Rachunek zysków i strat jest najczęściej analizowanym elementem sprawozdania finansowego. Tutaj najłatwiej jest zapoznać się z istotnymi informacjami o tempie wzrostu sprzedaży oraz rentowności spółki z o.o., czyli generowanych przez spółkę zyskach. W rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Dzięki temu ustala się wynik finansowy spółki.
Istota rachunku zysków i strat polega na przeciwstawieniu przychodom (i zyskom nadzwyczajnym) z różnych rodzajów działalności, współmiernych do nich kosztów (i strat nadzwyczajnych), uzyskując w ten sposób wynik finansowy – zysk lub stratę brutto – który skorygowany o obowiązkowe zmniejszenia wyniku brutto (np. podatek dochodowy) pozwala na uzyskanie wyniku finansowego netto za dany okres.
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości jednostka gospodarcza ma do wyboru sporządzenie rachunku zysku i strat w wersji porównawczej lub kalkulacyjnej. W obydwu tych wariantach rachunek zysków i strat sporządzony jest metodą drobinkową polegającą na tym, że od każdego rodzaju przychodu odejmowany jest koszt tego samego rodzaju.
Najważniejszą regułą stosowaną w sporządzaniu rachunku zysków i strat jest tzw. zasada współmierności kosztów i przychodów, która stanowi, że w danym okresie na wynik finansowy wpływają zrealizowane tylko w tym okresie przychody i nieodzowne dla ich uzyskania koszty. Oznacza to m.in., że wszystkie koszty, które nie są związane z przychodami uzyskanymi w danym okresie, nie powinny być ujmowane w rachunku wyników. Dotyczy to na przykład wszelakich opłat dokonywanych z góry za rok następny – koszty te dotyczą roku następnego, a więc, pomimo tego, że zostały opłacone w roku bieżącym, nie powinny znaleźć się w rachunku wyników.
Druga istotna zasada, to tzw. zasada memoriału, która stanowi, że w sprawozdaniu finansowym uwzględnia się wszystkie operacje gospodarcze dotyczące danego roku, niezależnie od tego czy zostały opłacone czy nie. Oznacza to, że jeżeli spółka z o.o. wyśle do klienta fakturę za wykonane usługi, musi zaksięgować przychód w danym okresie, pomimo tego, że klient zapłaci dopiero w następnym okresie sprawozdawczym.
