Jak napisać umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Najważniejszym dokumentem każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest umowa spółki z o.o., czyli umowa zawierana przez założycieli spółki (wspólników). W umowie spółki określa się zasady funkcjonowania spółki z o.o. oraz uprawnienia i obowiązki jej wspólników. W momencie podpisania umowy sp. z o.o. powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. W przypadku, kiedy spółka z o.o. jest zakładana przez jeden podmiot, odpowiednikiem umowy jest akt założycielski sp. z o.o.. Umowa spółki z o.o. musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Kodeks Spółek Handlowych (art. 157§1) szczegółowo określa, jakie postanowienia muszą się obligatoryjnie, czyli obowiązkowo, znaleźć w każdej umowie spółki z o.o..
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi określać:
- Firmę (czyli potocznie – nazwę) i siedzibę spółki
Nazwa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być wybrana niemalże dowolnie, musi jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.” Firma (nazwa spółki) może zostać obrana zarówno w języku polskim, jak i obcym. Jednak firma powinna się dostatecznie odróżniać od firm innych spółek działających na tym samym rynku. Nazwa spółki nie może wprowadzać w błąd, zwłaszcza co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności i źródeł zaopatrzenia.
Siedziba spółki, to nie to samo, co adres spółki, ponieważ siedzibą jest jedynie miejscowość, w której co do zasady Zarząd spółki wykonuje swoje zadania, natomiast adres jest uszczegółowieniem siedziby i powinien się w niej zawierać. Zazwyczaj siedziba sp. z o.o. jest także siedzibą jej Zarządu. Jeśli w danej spółce z o.o. siedziba spółki i siedziba jej Zarządu się różnią, to umowa sp. z o.o. musi to określać.
Decyzja o wyborze określonej siedziby będzie odgrywać istotną rolę w funkcjonowaniu spółki z o.o.. Ze względu na siedzibę wskazaną w umowie spółki z o.o. określa się m.in. właściwy wydział sądu rejestrowego, urząd skarbowy, jak i sąd w przypadku pozywania osoby prawnej. Ponadto w siedzibie spółki z o.o. powinny być przechowywana umowa spółki, jak i inne istotne dokumenty sp. z o.o..
- przedmiot działalności spółki z o.o.
Określenie przedmiotu działalności spółki z o.o., zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD), wskazuje na zakres działalności spółki. Określenie przedmiotu działalności należy do wspólników spółki z o.o.. Określenie przedmiotu działalności nie powinno być zbyt wąskie, ponieważ w trakcie rozwoju spółki z o.o. mogą się pojawić jej nowe dziedziny działalności, co spowoduje obowiązek wprowadzenia zmian do umowy spółki (a wiąże się to z kosztami – patrz w dalszej części niniejszego artykułu). Jest to istotna kwestia także ze względów podatkowych, ponieważ czynności nie związane z przedmiotem działalności spółki mogą nie zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.
- wysokość kapitału zakładowego
Kapitał zakładowy w spółce z o.o. musi zostać ściśle określony w umowie spółki (czyli z podaniem konkretnej kwoty).
Obecnie kapitał zakładowy spółki z o.o. powinien wynosić co najmniej 5 tys. zł. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys. złotych, a wspólników jest więcej niż 25, w umowie sp. z o.o. powinno się powołać Radę Nadzorczą lub Komisję Rewizyjną, które pełnią funkcję kontrolną w spółce.
W umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością warto zawrzeć klauzulę, że podwyższenie kapitału zakładowego do określonej wysokości do określonego dnia nie stanowi zmiany umowy spółki z o.o.. Dzięki takiemu zapisowi uniknie się w przyszłości wprowadzania (odpłatnie) zmian do treści umowy, kiedy wszystkie nowoutworzone – w oparciu o ten właśnie zapis umowy – udziały w kapitale zakładowym zostaną objęte przez dotychczasowych wspólników spółki w sposób proporcjonalny do już posiadanych przez nich udziałów. Wtedy do sądu rejestrowego wystarczy dołączyć jedynie uchwałę o podwyższeniu kapitału zamiast uchwały o zmianie umowy spółki z o.o., którą sporządza się w formie aktu notarialnego.
Czytaj też: Kapitał zakładowy w spółce z o.o.
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
Postanowienie takie określa, czy udziały w spółce z o.o. są równej czy różnej wielkości. Jeżeli umowa sp. z o.o. stanowi, że wspólnikowi może przysługiwać więcej niż jeden udział, to wtedy udziały powinny być równej wartości, czyli będą także niepodzielne. Jeżeli mocą umowy wspólnikowi może przysługiwać tylko jeden udział, wtedy ich wysokość może być zróżnicowana, tak aby wzmocnić pozycję jednego lub większej liczby wspólników.
W jednej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie mogą równocześnie istnieć udziały o wartości równej i nierównej. Jednakże umowa spółki z o.o. może określać, że dany wspólnik może mieć tylko jeden udział, a pozostali większą ich liczbę, pod warunkiem iż udziały będą równe i niepodzielne. Ponadto, jeżeli wspólnicy mogą mieć tylko jeden udział, a udziały są równe i niepodzielne, obowiązuje zakaz zbywania udziału między wspólnikami. (Powyższy zakaz nie obowiązuje w przypadku, kiedy wspólnik może mieć tylko jeden udział, a udziały w spółce są nierówne i podzielne, gdyż wtedy wspólnik nabywca nadal posiada tylko jeden udział, choć o większej wartości nominalnej.)
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników
To udziały w kapitale zakładowym decydują o uprawnieniach i obowiązkach wspólników spółek z o.o.. Wartość nominalna jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł.
- czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony
Spółka z o.o. może być zawarta na czas określony lub na czas nieokreślony. Chociaż jest to obligatoryjny element umowy sp. z o.o., to można pominąć taki zapis, a będzie to wtedy oznaczać, że umowę spółki zawarto na czas nieokreślony.
Umowa spółki z o.o. zwykle zawiera także postanowienia dodatkowe – fakultatywne. Mogą one dotyczyć bardzo różnych kwestii, np.: podziału zysku, zasad powoływania Zarządu spółki, możliwości wyłączenia indywidualnej kontroli dłużników lub obowiązku wnoszenia dopłat. Te pozostałe kwestie wspólnicy mogą określić w umowie spółki z o.o. według własnego uznania, o ile te dodatkowe zapisy w umowie będą zgodne z ustawą i nie sprzeciwiają się zasadom współżycia społecznego oraz właściwościom regulowanego daną umową stosunku.
Czytaj też: umowa spółki z o.o. – szczególne zapisy
Wspólnicy spółki z o.o. nie muszą podpisywać umowy spółki osobiście. Mogą to także uczynić za pośrednictwem pełnomocnika (jednak pełnomocnictwo musi zostać udzielone w formie aktu notarialnego). Jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny, umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.
Jeśli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone – oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów – inne obowiązki wobec spółki z o.o., należy to dokładnie określić w umowie spółki.
Koszty związane z podpisaniem umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- Taksa notarialna za sporządzenie umowy spółki w formie aktu notarialnego zależy od wysokości kapitału zakładowego, a stawki maksymalne są ustalane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.
Obecnie, dla spółki z kapitałem 5 tys. złotych wyniesie to 160 zł + VAT, czyli 195,2 zł (a jeśli kapitał zakładowy ma wynieść 50 tys. zł, to odpowiednio 910 zł + VAT, czyli 1110,20 zł - Odpis umowy – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę tekstu
- Podatek od czynności cywilnoprawnych wynosi 0,5% kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt umowy w formie aktu notarialnego, wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – wynik w zaokrągleniu do pełnej złotówki. Dla kapitału 5 tys. zł – 0,5% * ( 5.000 – 195,20-1000-500), a więc po zaokrągleniu 17 zł
- Notarialne uwierzytelnienie podpisów członków zarządu – 20 zł od podpisu
- Wydatki związane z wpisem do KRS – opłata od wniosku o wpis 1000 zł; ogłoszenie w MSiG – 500 zł.
Zmiana umowy spółki z o.o.
Zmianą umowy spółki z o.o. jest każda zmiana w treści umowy spółki, zarówno elementów obligatoryjnych, jak i fakultatywnych. Do zmian zaliczać się będą także zmiany redakcyjne i stylistyczne.
Aby dokonać zmiany umowy spółki z o.o. co do zasady konieczne jest podjęcie odpowiedniej uchwały przez Zgromadzenie Wspólników większością kwalifikowaną 2/3 głosów oddanych oraz wpis tej zmiany do KRS. Podjęta uchwała dla swej ważności powinna być zaprotokołowana przez notariusza.
W relacji z osobami trzecimi dopiero wpis zmiany umowy spółki z o.o. do KRS wywołuje określone skutki prawne podjętej uchwały o tej zmianie umowy – tylko wewnątrz spółki zmiany zaczną obowiązywać w momencie podjęcia takiej uchwały. Natomiast w przypadku spółki z o.o. w organizacji (czyli spółki z o.o., która nie została jeszcze zarejestrowana w KRS) wystarczające będzie jednomyślne podjęcie uchwały.
Zmiana umowy spółki z o.o. wiąże się z kosztami – poza opłatami notarialnymi także w sądzie rejestrowym, gdzie opłaca się 400 zł za zmianę umowy i 250 zł za jej ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Nie należy więc zgłaszać zmian osobno, tylko od razu przeprowadzić ich kilka i zgłosić na jednym, raz opłaconym wniosku.
