Zarząd spółki z o.o. prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Zarząd spółki z o.o. składa się z jednego albo większej liczby członków (określa to umowa sp. z o.o.). Do Zarządu mogą być powołani wspólnicy spółki lub osoby spoza ich grona.
Członek Zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników spółki z o.o., chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Można powołać zarówno każdego członka Zarządu oddzielnie, jak i wszystkich członków Zarządu na wspólną kadencję.
Źródłami kompetencji Zarządu spółki z o.o. są przepisy prawa, postanowienia umowy sp. z o.o. oraz regulamin Zarządu. Kompetencje Zarządu określone w k.s.h. wskazują na dwie formy aktywności Zarządu, tj. prowadzenie spraw spółki (podejmowanie decyzji gospodarczych) i reprezentację spółki na zewnątrz, tj. składanie oraz przyjmowanie w imieniu spółki oświadczeń woli.
Jeżeli umowa spółki z o.o. nie stanowi inaczej, mandat członka Zarządu wygasa z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka Zarządu. W przypadku powołania członka Zarządu na okres przekraczający jeden rok, mandat członka Zarządu wygasa z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka Zarządu, chyba że umowa spółki z o.o. stanowi inaczej.
Jeśli umowa sp. z o.o. przewiduje, że członków Zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka Zarządu powołanego przed upływem danej kadencji Zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków Zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Mandat członka Zarządu wygasa także z powodu: śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu Zarządu.
Prawo członka Zarządu do prowadzenia spraw spółki z o.o. i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Prawa członka Zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. A więc w razie przekroczenia swoich uprawnień przez członka Zarządu spółki z o.o., spółka pomimo tego zaciągnie w sposób ważny zobowiązanie. Członkowie Zarządu dokonujący czynności w imieniu spółki z o.o. powinni składać własnoręczny podpis zgodnie ze znajdującym się w aktach rejestrowych wzorem podpisu.
Wyjątkami od ogólnej zasady wyłącznego uprawnienia Zarządu do reprezentowania spółki z o.o. (ze względu na możliwą kolizję interesów) są:
- zakaz reprezentacji spółki przez Zarząd w umowie między spółką a członkiem Zarządu oraz w sporze z nim – wówczas spółkę reprezentuje Rada Nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą Zgromadzenia Wspólników
- zakaz reprezentacji spółki w sporze dotyczącym uchylenia lub unieważnienia uchwały wspólników. Pozwaną spółkę reprezentuje Zarząd, ale tylko gdy nie został ustanowiony pełnomocnik mocą uchwały wspólników – jeśli brak uchwały o ustanowieniu pełnomocnika, a Zarząd nie może działać za spółkę, sąd właściwy do rozstrzygnięcia powództwa wyznacza kuratora spółki
- quasi reprezentacja spółki z o.o. przez wspólnika, który wnosi powództwo o naprawienie szkody wyrządzonej spółce przez członków Zarządu.
W jednoosobowej spółce z o.o. w organizacji jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania spółki. Nie dotyczy to jednak zgłoszenia spółki do KRS. W sytuacji, w której wszystkie udziały spółki z o.o. przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi oraz spółce, oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że k.s.h. stanowi inaczej.
Jeżeli Zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki z o.o.. Zarząd nie może zostać wyłączony od prawa reprezentacji spółki z o.o. wolą jej wspólników. Jeżeli jednak umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością tego nie określa, do składania oświadczeń w imieniu spółki z o.o. wymagane jest współdziałanie dwóch członków Zarządu albo jednego członka Zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka Zarządu lub prokurenta. Dopuszczalne jest także postanowienie umowy spółki z o.o., iż do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych powyżej określonej kwoty wymaga jest reprezentacja łączna dwóch członków Zarządu, a poniżej tej kwoty każdy z członków Zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie.
Jeśli Zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy, a umowa sp. z o.o. nie określa tego inaczej, do wzajemnych stosunków członków Zarządu stosuje się następujące zasady:
- każdy członek Zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki
- każdy członek Zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały Zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki
- jeżeli jednak przed załatwieniem sprawy nieprzekraczającej zakresu zwykłych czynności spółki z o.o., choćby jeden z pozostałych członków Zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała Zarządu
- uchwały Zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu Zarządu. Uchwały Zarządu zapadają bezwzględną większością głosów
- umowa spółki z o.o. może przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa Zarządu, jak również przyznawać mu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami Zarządu
- powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków Zarządu
- odwołać prokurenta może każdy członek Zarządu.
Odwoływanie członka Zarządu spółki z o.o.
Członek Zarządu spółki z o.o. może być w dowolnym czasie odwołany uchwałą wspólników lub przez uprawniony do tego w umowie sp. z o.o. podmiot, np. Radę Nadzorczą. Kontrakty menedżerskie mogą ograniczać wspólników w prawie do odwołania. Odwołanie nie pozbawia członka Zarządu roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka Zarządu (umowę o pracę trzeba wypowiedzieć zgodnie z prawem pracy, chyba że jest to umowa na czas pełnienia funkcji z wyboru). Umowa spółki z o.o. może zawierać inne postanowienia, w szczególności ograniczać prawo odwołania członka zarządu do ważnych powodów.
Odpowiedzialność członka Zarządu spółki z o.o.
Funkcja członka Zarządu spółki z o.o. to także duża odpowiedzialność. Członkowie Zarządu sp. z o.o. podlegają różnego rodzaju odpowiedzialności, zarówno cywilnej, jak i karnej, a także odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe, odpowiedzialności wobec ZUS (za niewpłacenie lub wpłacenie w nienależytej wysokości składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne czy Fundusz Pracy) oraz odpowiedzialności szczególnej, wskazywanej w wielu innych ustawach.
Pamiętać przy tym należy, że nawet jeżeli dana osoba jest wspólnikiem w spółce z o.o. i jednocześnie członkiem jej Zarządu, nie będzie zwolniona z odpowiedzialności jaką ponoszą członkowie Zarządu. Status wspólnika nie zwalnia z odpowiedzialności ponoszonej z tytułu pełnienia funkcji w Zarządzie.
Najbardziej znaczące są postanowienia k.s.h., które stanowią, iż jeżeli egzekucja przeciwko spółce okazała się bezskuteczna, członkowie Zarządu odpowiadają wobec wierzycieli spółki za jej nieuregulowane zobowiązania. Przepis ten jest tak skonstruowany, że wierzyciel chcący zaspokoić swoją wierzytelność z majątków osobistych członków Zarządu tej spółki musi wykazać jedynie, że posiada niezaspokojone zobowiązanie stwierdzone tytułem wykonawczym (prawomocny wyrok sądowy, nakaz zapłaty, wyrok sądu polubownego, bankowy tytuł egzekucyjny z klauzulą wykonalności itp.) oraz że egzekucja z majątku spółki z o.o. dłużnika okazała się bezskuteczna.
Jednakże członek Zarządu sp. z o.o. może uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że:
- we właściwym terminie złożył wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub wszczął postępowanie układowe, albo że
- niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło bez jego winy, albo że
- pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel spółki nie poniósł szkody.
- Wykazanie tylko jednej z tych przesłanek uwalnia członka Zarządu spółki z o.o. od odpowiedzialności.
