Według art. 248 k.s.h, uchwały Zgromadzenia Wspólników spółki z o.o. powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeśli protokół ze Zgromadzenia wspólników został sporządzony przez notariusza, Zarząd do księgi protokołów wnosi jedynie wypis protokołu (który pozostaje u notariusza). W pozostałych przypadkach do księgi protokołów trafiają protokoły ze Zgromadzenia w oryginale. Należy podkreślić, że składnikiem księgi protokołów nie będzie umowa lub zarządzenie.
W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania Zgromadzenia Wspólników i jego zdolność do podejmowania uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą z nich i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników Zgromadzenia Wspólników.
Księga protokołów stanowi dla Zarządu spółki z o.o. źródło informacji, jakie uchwały wykonywać (lub np. czy można je skarżyć). Istotne są również informacje zawarte w samym protokole (np. dotyczące tego, czy Zgromadzenie zwołane było prawidłowo i mogło tym samym podejmować uchwały).
Z obowiązkiem prowadzenia księgi protokołów przez Zarząd spółki z o.o. wiąże się prawo wspólników do informacji. Prawo to polega między innymi na możliwości przeglądania księgi protokołów, a także żądania wydania poświadczonych przez Zarząd odpisów treści uchwał (wspólnicy nie mogą natomiast żądać odpisów protokołów).
Przepisy nie określają, w jakiej formie Zarząd spółki z o.o. musi prowadzić księgę protokołów. O tym, czy to będzie segregator czy np. zeszyt, decyduje Zarząd.
