Od 1 stycznia 2012 r., w wyniku nowelizacji Kodeksu spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, istnieje alternatywny wobec dotychczasowego (w dalszym ciągu szeroko stosowanego) sposób rejestracji spółek z ograniczoną odpowiedzialnością – w systemie teleinformatycznym znajdującym się pod adresem https://ems.ms.gov.pl.
Jest to uproszczony sposób zakładania spółki z o.o. – tzw. spółki S24, gdyż rejestracja sp. z o.o. w takim trybie nie powinna zająć więcej niż jedną dobę – bazujący na wystandaryzowanym wzorcu umowy spółki z o.o. dostępnym w elektronicznym systemie prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Jedynym rodzajem spółki, która może być zarejestrowana w tym trybie jest właśnie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Wspólnicy rejestrujący spółkę z o.o. w taki sposób powinni założyć konto w tym systemie teleinformatycznym, wypełnić wniosek; wzorzec umowy spółki z o.o. (jest to bardzo uproszczony wzór umowy sp. z o.o., chociaż dopuszcza kilka opcji do wyboru); listę wspólników; oświadczenie o wniesieniu wkładów, a następnie każdy ze wspólników powinien tę umowę opatrzyć swoim indywidualnym podpisem elektronicznym. W ciągu 24h wspólnicy powinni mieć już zarejestrowaną w KRS spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Za datę zawarcia umowy spółki z o.o. uznaje się dzień, kiedy nastąpiło zatwierdzenie umowy spółki w systemie teleinformatycznym (przy użyciu podpisu elektronicznego) przez pierwszego ze wspólników. Od chwili podpisania umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez pierwszego wspólnika nie można już w procesie zakładania spółki z o.o. w jej umowie wprowadzać jakichkolwiek zmian.
W istocie zakładanie spółek z o.o. w tym uproszczonym trybie trwa mniej więcej tyle samo czasu, co w dotychczasowy sposób. Niewątpliwą zaletą tego nowego sposobu rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest oszczędność na kosztach notarialnych, gdyż umowa spółki zakładanej poprzez system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości nie wymaga poświadczenia przez notariusza. Podstawową wadą jest jednak konieczność posiadania podpisów elektronicznych przez każdego ze wspólników (jednakże nie jest potrzebne posiadanie tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego), a także narzucony uproszczony wzorzec umowy spółki z o.o., który może nie odpowiadać potrzebom bardziej skomplikowanych przedsięwzięć gospodarczych. Można przyjąć, że na chwilę obecną nowy, alternatywny sposób zakładania spółki z o.o. odpowiadać może tym wspólnikom, którym szczególnie zależy na bardzo szybkim zawiązaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (a to dopiero początek w procesie zakładania sp. z o.o.) i którzy już posiadają podpisy elektroniczne.
Istnieje możliwość późniejszej zmiany umowy spółki z o.o. już po jej podpisaniu w systemie teleinformatycznym – w wyniku podjętej przez zgromadzenie wspólników spółki z o.o. uchwały, zaprotokołowanej następnie w protokole w formie aktu notarialnego.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością rejestrowana w trybie S24 może być także zakładana przez pełnomocnika. W takim przypadku do wniosku o rejestrację spółki z o.o. nie dołącza się dokumentu pełnomocnictwa. Pełnomocnik powinien powołać się na udzielone mu pełnomocnictwo, wskazując jego datę, zakres oraz okoliczności przewidziane w art. 87 Kodeksu postępowania cywilnego.
Kapitał zakładowy rejestrowanej spółki z o.o. wyłącznie w formie pieniężnej
Gdy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością rejestrowana jest przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego nie ma możliwości wnoszenia na kapitał zakładowy spółki z o.o. wkładów niepieniężnych. Wynika to z potrzeby uproszczenia zarówno procesu rejestracji spółki z o.o., jak i procedury związanej z pokrywaniem kapitału zakładowego spółki (minimalna wysokość kapitału zakładowego spółki z o.o. – 5 tys. PLN). Wyłączenie wnoszenia wkładów niepieniężnych dotyczy jedynie okresu do momentu dokonania wpisu spółki z o.o. do KRS, natomiast po jej zarejestrowaniu do spółki mogą być wnoszone wkłady na zasadach ogólnych, a więc zarówno pieniężne, jak i niepieniężne w postaci aportów. Czyli pokrycie kapitału zakładowego spółki z o.o. aportem będzie następowało na zasadach dotychczasowych, poprzez zmianę umowy sp. z o.o. u notariusza oraz rejestrację zmienionej umowy spółki w KRS. Wkłady pieniężne – inaczej niż w dotychczasowym, „analogowym” sposobie rejestracji spółki z o.o. w KRS – mogą być wnoszone w terminie do 7 dni od dnia wpisu spółki z o.o. do KRS, a więc nie trzeba tego robić jeszcze przed złożeniem wniosku i podpisaniem umowy spółki w systemie teleinformatycznym MS.
Wady rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet
Przyglądając się nowemu sposobowi rejestracji spółki z o.o. bliżej, można dostrzec wady systemowe tego nowego rozwiązania czy też niedociągnięcia, które, miejmy nadzieję, zostaną usunięte w przyszłości. Wydawałoby się, że całkowicie zdalna, niewymagająca osobistego stawiennictwa wspólników w sądzie rejestrowym procedura rejestracji spółki z o.o. przez internet wymaga, aby członkowie zarządu spółki z o.o. w ciągu 7 dni od dnia wpisu do KRS złożyli do sądu rejestrowego złożone wobec sądu lub poświadczone notarialnie wzory swoich podpisów. Tak więc członkowie zarządu sp. z o.o. (a w przypadku nowo powstałych spółek z o.o. zazwyczaj są to także ich wspólnicy) będą musieli osobiście udać się do sądu rejestrowego albo ponieść koszty związane poświadczeniem swoich podpisów przez notariusza.
Niestety wypełnianie kolejnych dokumentów niezbędnych do finalizacji procesu zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (dokumenty do urzędu skarbowego, ZUS czy GUS) nie jest już zautomatyzowane, nie można tego dokonać poprzez internet, a ponadto zakładając spółkę z o.o. w ten sposób nie można także skorzystać z procedury tzw. „jednego okienka”. Korzystając ze standardowego sposobu rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (z umową spółki z o.o. poświadczoną przez notariusza), zarząd spółki z o.o. lub jej pełnomocnik do wniosku o wpis spółki do KRS załącza również wymagane dokumenty do urzędu skarbowego, ZUS czy GUS i wtedy to sąd rejestrowy przesyła te dokumenty do właściwych instancji. Następnie sąd wpisuje do KRS nadany nowej spółce z o.o. numer NIP oraz REGON, które otrzymuje z urzędu skarbowego i statystycznego. Natomiast rejestrując spółkę z o.o. przez internet, o powyższe dokumenty zarząd spółki musi się sam wystarać, a następnie zgłosić te numery do KRS. Rejestracja spółki z o.o. w 24h? – wolne żarty…
Podatek od czynności cywilnoprawnych z tytułu zawarcia umowy spółki z o.o.
Może nie tyle mankamentem, co dodatkową sprawą, którą należy mieć na uwadze rejestrując zdalnie spółkę z o.o. w systemie teleinformatycznym prowadzonym przez MS jest konieczność samodzielnego uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych z tytułu zawarcia umowy spółki z o.o.. Podatek ten wynosi 0,5% wartości kapitału zakładowego spółki z o.o. pomniejszonego o wysokość opłat wniesionych w związku z rejestracją spółki. W procedurze „jednego okienka”, kiedy umowę spółki z o.o. poświadcza notariusz, to na nim ciąży obowiązek wyliczenia wysokości tego podatku, wypełnienia odpowiedniego druku (deklaracji PCC-3) i odprowadzenia podatku do właściwego urzędu skarbowego. Na odprowadzenie podatku zarząd spółki z o.o. ma 14 dni od podpisania umowy sp. z o.o. w systemie teleinformatycznym (a nie od dnia rejestracji spółki). Istnieje więc możliwość, że podpisana w elektronicznym systemie wadliwa umowa spółki z o.o. nie zaowocuje rejestracją tej spółki przez sąd, a pomimo tego podatek od umowy i tak trzeba będzie odprowadzić.
