Na podstawie art. 14a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 1 miesiąca do 24 miesięcy. Przepis ten dotyczy także spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Okres zawieszenia działalności spółki z o.o. rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, jednakże nie wcześniej, niż od dnia złożenia wniosku. W okresie zawieszenia wykonywania działalności spółka z o.o. nie może wykonywać działalności gospodarczej.
Możliwość zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej pozwala przedsiębiorcom – bez konieczności ostatecznego wyrejestrowania firmy – na przerwę w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także w składaniu deklaracji i wpłacaniu zaliczek na podatek. A więc w okresie zawieszenia działalności wspólnik spółki z o.o. nie będzie opłacał za siebie składek ZUS, a sama spółka nie będzie opłacać zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych.
Wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o. podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i opłacają składki na te ubezpieczenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym zostało zgłoszone zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zgłoszono wznowienie wykonywania tej działalności. Natomiast za okres, w którym nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, mogą złożyć wniosek o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym.
W związku z zawieszeniem działalności na spółkach ciążą określone obowiązki, po dopełnieniu których zawieszenie działalności ze względów formalnych staje się możliwe. Na przykład, jeśli w spółce jest zatrudniony jakikolwiek pracownik w ramach stosunku pracy, nie jest możliwe zawieszenie działalności spółki. Natomiast jeśli firma współpracuje z osobami w ramach innego stosunku prawnego niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło), to działalność takiej firmy można zawiesić.
W okresie zawieszenia wykonywania przez spółkę działalności gospodarczej ma ona pewne prawa i obowiązki, m.in.:
- prawo do wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (np. ponosić wydatki lokalowe, płacić podatki od nieruchomości)
- prawo do osiągania przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej
- prawo do zbywania własnych środków trwałych i wyposażenia – jeśli sp. z o.o. nie posiada wystarczających środków pieniężnych na pokrycie swoich zobowiązań, może w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej sprzedać jakiś środek trwały lub część wyposażenia. Uzyskane w ten sposób środki pieniężne spółka może przeznaczyć na pokrycie wymagalnych zobowiązań wobec swoich wierzycieli
- obowiązek regulowania zobowiązań wobec kontrahentów, które powstały, zanim spółka zawiesiła działalność gospodarczą. (Jednakże nie istnieje prawny obowiązek uregulowania przez spółkę wszystkich jej zobowiązań wobec wierzycieli przed złożeniem przez nią wniosku o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej.)
- obowiązek uczestniczenia w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem działalności
- jest zobowiązana wykonywać wszelkie inne obowiązki nakazane przepisami prawa.
Ponadto w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej spółka może zostać poddana kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorstw wykonujących działalność gospodarczą.
Natomiast w tych latach podatkowych, w których spółka od początku do końca każdego roku pozostawała w stanie faktycznego zawieszenia działalności gospodarczej i nie wystąpiły zdarzenia gospodarcze, które miały wpływ na powstanie obowiązku podatkowego (lub jego zmianę w stosunku do lat ubiegłych), to spółka w okresie zawieszenia działalności nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także nie ma obowiązku składania do urzędu skarbowego zeznania podatkowego, ani sprawozdania finansowego.
Co należy zrobić, aby zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej przez spółkę z o.o.
Jeżeli umowa spółki z o.o. nie zawiera postanowień w kwestii zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przez spółkę, to uchwałę w przedmiocie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej podejmuje Zarząd bezwzględną większością głosów.
Złożenie wniosku o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej przez spółkę z o.o. następuje w trybie przewidzianym przepisami ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Zgodnie z art. 22a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej powinien zawierać:
- nazwę lub firmę
- numer KRS
- numer NIP
- siedzibę i adres przedsiębiorcy
- datę rozpoczęcia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.
W celu zawieszenia działalności gospodarczej spółka na formularzu KRS-Z62 (Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – zawieszenie/wznowienie wykonywania działalności gospodarczej) składa do właściwego według swej siedziby sądu gospodarczego informację o zawieszeniu wykonywania działalności. Wniosek KRS-Z62 składa się do sądu gospodarczego właściwego ze względu na siedzibę spółki, której wpis dotyczy. Wniosek można złożyć w biurze podawczym właściwego sądu lub nadać w urzędzie pocztowym na adres sądu.
Wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej jest zwolniony z opłat sądowych. Informacja o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej nie podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Do wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej spółka musi obligatoryjnie dołączyć oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników. Ponadto do wniosku KRS-Z62 spółka załącza oryginał uchwały lub poświadczoną notarialnie kopię uchwały właściwego organu spółki z o.o. o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej.
Wniosek o zawieszenie składają wspólnicy uprawnieni do reprezentacji spółki z o.o. lub Zarząd lub w ich imieniu odpowiednio umocowani pełnomocnicy.
Jeżeli przed złożeniem wniosku o zawieszenie działalności nie była zgłaszana informacja o posiadanym przez spółkę numerze REGON lub o numerze NIP, należy do formularza KRS-Z62 załączyć także formularz KRS-ZY (Numer identyfikacyjny REGON, numer identyfikacji podatkowej NIP) oraz dokument, poświadczony przez właściwy urząd lub poświadczoną notarialnie kopię, potwierdzający odpowiednio nadanie numeru REGON lub NIP.
O fakcie zawieszenia działalności gospodarczej przez spółkę z o.o. należy pisemnie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w ciągu 7 dni od zgłoszenia wniosku do KRS.
Ponadto w przypadku zawieszenia lub wznowienia działalności przez spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym, spółka dodatkowo wypełnia odpowiednio dokumenty wyrejestrowujące, zmieniające lub korygujące dane spółki jako płatnika składek: druki ZUS-ZAA, ZUS-ZBA, ZUS-ZIPA, ZUS-ZWPA, które zostaną bezpośrednio przekazane przez sądy rejestrowe do odpowiedniej jednostki ZUS (zgodnie z adresem siedziby spółki). W tym celu podobne druki wypełniają wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o. (z własnymi odrębnymi danymi identyfikacyjnymi – NIP, PESEL). Wykorzystają więc druk ZUS-ZWUA dla wyrejestrowania się z ubezpieczenia, a formularz ZUS-ZCNA dla wyrejestrowania członków rodzin. Także i w tym przypadku druki te mogą zostać złożone za pośrednictwem sądu.
W przypadku, gdy do ZUS wpłynie informacja o zawieszeniu wykonywania działalności przez spółkę z o.o., a ZUS stwierdzi, iż spółka nie wyrejestrowała z ubezpieczeń osób będących pracownikami w rozumieniu Kodeksu Pracy, wówczas ZUS powiadomi organ ewidencyjny oraz płatnika składek o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, czy faktycznie nastąpiło zawieszenie działalności.
Wpis do KRS informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej polega na zamieszczeniu w dziale 6 rejestru przedsiębiorców daty rozpoczęcia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Ten dział rejestru przedsiębiorców przeznaczony jest także na zamieszczanie m.in. informacji o otwarciu i zakończeniu likwidacji, rozwiązaniu czy połączeniu spółki.
Co się dzieje po upływie 24 miesięcy od zawieszenia działalności spółki?
Niezgłoszenie informacji o wznowieniu działalności gospodarczej może zakończyć się nałożeniem grzywny lub nawet wykreśleniem spółki z rejestru!
Zgodnie z art. 20d ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, gdy nie zostanie złożony wniosek o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej przed upływem 24 miesięcy od dnia złożenia wniosku o wpis informacji o zawieszeniu, sąd wszczyna postępowanie, o którym mowa w art. 24 ustawy o KRS. Wówczas sąd rejestrowy wzywa do złożenia niezbędnych dokumentów – w tym wypadku informacji o wznowieniu działalności gospodarczej – wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin. Niedostosowanie się do wezwania sądu rejestrowego we wskazanym terminie zagrożone jest karami grzywny przewidzianej w przepisach kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę. Jeżeli wezwanie i nawet kilkukrotne nałożenie grzywny nie spowodują złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu, sąd rejestrowy wykreśli spółkę z o.o. z rejestru.
Odwołanie od decyzji o wykreśleniu spółki z o.o. z KRS należy złożyć w terminie 14 dni od daty jej doręczenia, w wydziale sądu rejestrowego, w którym ta decyzja została wydana.
