Sprawozdanie z działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest podsumowaniem działalności spółki w danym roku obrotowym i stanowi uzupełnienie informacji o spółce zawartych w sprawozdaniu finansowym.
Zgodnie z art. 49 ustawy o rachunkowości obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki, czyli w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiedzialność ta ciąży na obecnym Zarządzie, tj. Zarządzie aktualnym na dzień sporządzenia sprawozdania. Zgodnie z k.s.h. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności spółki z o.o. powinno odbyć się podczas Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, czyli w terminie do sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
Nierzadko zdarza się sytuacja, kiedy w spółce z o.o. z końcem roku obrotowego wygasają mandaty członków byłego Zarządu, a od nowego roku zostaje powołany nowy Zarząd. Wtedy to nowy Zarząd ma obowiązek sporządzić sprawozdanie z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy, nawet jeśli nie posiada pełnej informacji, co się w tym okresie ze spółką działo.
Członkowie Zarządu przygotowujący sprawozdanie z działalności mają jednak prawo domagać się od byłych członków Zarządu składania wyjaśnień odnoszących się do okresu, w którym osoby te sprawowały funkcję członka Zarządu (art. 203 par. 3 oraz art. 370 par. 3 k.s.h.). Były członek Zarządu ma także prawo wglądu w treść sprawozdania z działalności i sprawozdania finansowego spółki (wraz z odpisem sprawozdania Rady Nadzorczej lub Komisji Rewizyjnej oraz biegłego rewidenta, jeśli ze względu na skalę działalności spółki z o.o. miało to miejsce), a także składania spółce pisemnej opinii dotyczącej tych dokumentów. Prawem i obowiązkiem byłego członka Zarządu jest obecność na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, na którym będzie podejmowana uchwała zatwierdzająca sprawozdania.
W sprawozdaniu z działalności spółki Zarząd powinien przedstawić szczegóły dotyczące działań spółki w ostatnim roku obrotowym. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokument ten stanowi uzupełnienie informacji o spółce – obok sporządzanego w tym samym terminie sprawozdania finansowego – i powinien również zawierać istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, w tym ocenę uzyskiwanych efektów, a także wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń dla spółki. Zgodnie z ustawą o rachunkowości w szczególności powinny być w tym dokumencie zawarte informacje o:
Art. 49. 1. W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki.
2. Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:
1) zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
2) przewidywanym rozwoju jednostki,
3) ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,
4) aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej,
5) nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów (akcji) w przypadku ich zbycia,
6) posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach),
7) instrumentach finansowych w zakresie:
a) ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
b) przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.
3. Sprawozdanie z działalności jednostki powinno również obejmować – o ile jest to istotne dla oceny sytuacji jednostki – wskaźniki finansowe i niefinansowe, łącznie z informacjami dotyczącymi zagadnień środowiska naturalnego i zatrudnienia, a także dodatkowe wyjaśnienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym.
Sprawozdanie z działalności spółki z o.o. oraz sprawozdanie finansowe powinny być sporządzone do dnia odbycia Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, które powinno odbyć się w terminie do sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Zazwyczaj rok obrotowy w spółkach pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a więc w większości spółek sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności powinny być sporządzone do końca czerwca roku następującego po roku, którego sprawozdania te dotyczą.
Sprawozdanie z działalności spółki powinno zostać – wraz ze sprawozdaniem finansowym (a także opinią biegłego rewidenta, jeśli zaistniał taki wymóg) oraz odpisem uchwały organu zatwierdzającego te sprawozdania (czyli zazwyczaj Zgromadzenia Wspólników) – złożone w KRS w ciągu 15 dni od ich zatwierdzenia.
Niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania z działalności i/lub sprawozdania finansowego we właściwym sądzie rejestrowym – a więc w tym wydziale KRS, w którym dana spółka z o.o. została zarejestrowana – zagrożone jest karą grzywny albo ograniczenia wolności.
